جامعة إربد الأهلية تعتمد نظام المراسلات الإلكترونية في مراسلاتها
الوقائع الاخبارية :إيماناً من جامعة إربد الأهلية بأهمية تطوير العمل الإداري، وممثله برؤية رئيسها الأستاذ الدكتور أحمد منصور الخصاونة ، فقد قامت الجامعة بشراء نظام بي هايف من شركة دار البرمجيات لتطوير أنظمة المراسلات الإلكترونية في الجامعة، وعلى أثر ذلك تم افتتاح ورشة تدريبية أقيمت في الجامعة بعنوان (نظام المراسلات الإلكترونية) بتنظيم من مركز الحاسب الإلكتروني، وبرعاية رئيس الجامعة، وبحضور مساعد الرئيس للشؤون الإدارية الدكتور علي المقابلة.
في بداية الورشة قام الأستاذ الدكتور الخصاونة بتقديم شكره وتقديره لمركز الحاسب الالكتروني على جهود القائمين عليه والتي بذلوها في تطوير نظام المراسلات الإلكترونية، والذي بدوره سيعمل على تسهيل المراسلات ما بين العمادات والدوائر المختلفة في الجامعة، كما شكر مركز الحاسوب في الجامعة على جهودهم خلال جائحة كورونا، من توفير البيئة المناسبة للدراسة عن بعد، وتوفير البرمجيات المناسبة لذلك، والتي هي من إنتاج مبرمجي مركز الحاسوب مقدراً عملهم في الفترة الماضية والحالية لتسهيل العملية الدراسية وما يتبعها.
وبيّنت المهندسة هبة الزعبي مديرة مركز الحاسب الآلي في الجامعة، بأن (نظام المراسلات الإلكترونية)، هو نظام محوسب يعمل على تسهيل عملية التواصل الإداري وتوفير الوقت، والجهد، وسرعة إنجاز المعاملات، وأرشفة الكتب الرسمية، وإتاحة البحث عن الكتب الرسمية وخط سيرها، وبأن الورشة قد استهدفت العمداء، والمدراء، ورؤساء الدواوين في الكليات، والمراكز، والإدارات المختلفة في الجامعة، وبينت بأن تطور هذه التقنية سيساعد على نشوء مفهوم جديد للعمل الأكاديمي والإداري داخل الجامعة وهو مفهوم العمل الإلكتروني، والذي يتضمن التخلي عن الورق واستخدام التقنية لإنجاز المهام المختلفة.
وبين المهندس عمر نصر مدير عام دار البرمجيات بأن شركة دار البرمجيات تتبنى مفهوم التحول الرقمي وتعمل على توفير بيئة عمل الكترونية تخدم كافة القطاعات ومن ضمنها الجامعات بنظام بي هايف والذي يقدم وظائف لأنظمة: الديوان وهو النظام المسؤول عن التواصل الرسمي بين الإدارات والموظفين داخل المنشأة، ولتبادل ونقل الوثائق (توزيع البريد) وهو أيضاً نقطة التواصل مع العالم الخارجي للمؤسسة،ونظام الورك فلو وهو يمثل المراسل الإلكتروني الذي يعتمد الهيكل الإداري عليه في عملية التوجيه، ونظام إدارة الوثائق والأرشفة وهي أنظمة مركزية تعنى بمتابعة الوثائق والتغيرات التي جرت عليها، بالإضافة إلى معالجة مشكلة الأوراق وتحويلها إلى ملفات الكترونية، والتعامل مع الملفات الورقية كأصول، حيث لا بد من وجود نظام يدير هذه الملفات وغيرها.
في بداية الورشة قام الأستاذ الدكتور الخصاونة بتقديم شكره وتقديره لمركز الحاسب الالكتروني على جهود القائمين عليه والتي بذلوها في تطوير نظام المراسلات الإلكترونية، والذي بدوره سيعمل على تسهيل المراسلات ما بين العمادات والدوائر المختلفة في الجامعة، كما شكر مركز الحاسوب في الجامعة على جهودهم خلال جائحة كورونا، من توفير البيئة المناسبة للدراسة عن بعد، وتوفير البرمجيات المناسبة لذلك، والتي هي من إنتاج مبرمجي مركز الحاسوب مقدراً عملهم في الفترة الماضية والحالية لتسهيل العملية الدراسية وما يتبعها.
وبيّنت المهندسة هبة الزعبي مديرة مركز الحاسب الآلي في الجامعة، بأن (نظام المراسلات الإلكترونية)، هو نظام محوسب يعمل على تسهيل عملية التواصل الإداري وتوفير الوقت، والجهد، وسرعة إنجاز المعاملات، وأرشفة الكتب الرسمية، وإتاحة البحث عن الكتب الرسمية وخط سيرها، وبأن الورشة قد استهدفت العمداء، والمدراء، ورؤساء الدواوين في الكليات، والمراكز، والإدارات المختلفة في الجامعة، وبينت بأن تطور هذه التقنية سيساعد على نشوء مفهوم جديد للعمل الأكاديمي والإداري داخل الجامعة وهو مفهوم العمل الإلكتروني، والذي يتضمن التخلي عن الورق واستخدام التقنية لإنجاز المهام المختلفة.
وبين المهندس عمر نصر مدير عام دار البرمجيات بأن شركة دار البرمجيات تتبنى مفهوم التحول الرقمي وتعمل على توفير بيئة عمل الكترونية تخدم كافة القطاعات ومن ضمنها الجامعات بنظام بي هايف والذي يقدم وظائف لأنظمة: الديوان وهو النظام المسؤول عن التواصل الرسمي بين الإدارات والموظفين داخل المنشأة، ولتبادل ونقل الوثائق (توزيع البريد) وهو أيضاً نقطة التواصل مع العالم الخارجي للمؤسسة،ونظام الورك فلو وهو يمثل المراسل الإلكتروني الذي يعتمد الهيكل الإداري عليه في عملية التوجيه، ونظام إدارة الوثائق والأرشفة وهي أنظمة مركزية تعنى بمتابعة الوثائق والتغيرات التي جرت عليها، بالإضافة إلى معالجة مشكلة الأوراق وتحويلها إلى ملفات الكترونية، والتعامل مع الملفات الورقية كأصول، حيث لا بد من وجود نظام يدير هذه الملفات وغيرها.